Contact

Inkoop

Optimaliseer uw inkoopproces

Inkoop met SAP Business One

Om het inkoopproces in SAP Business One te starten vraagt u eerst offertes voor artikelen of services bij leveranciers aan met behulp van het document voor leveranciersoffertes. Zodra u de offertes van de leveranciers hebt vergeleken en hebt bepaald welke daarvan de beste is, bestelt u de goederen. Voor het bestellen van artikelen of services creëert u een besteldocument.

De volgende stap is de goederenontvangst bestelling. Hierbij wordt de voorraad ontvangen in het bedrijf. De goederenontvangst wordt gevolgd door een ontvangen factuur, het verzoek tot betaling. Dit is het enige verplichte document in het inkoopproces. Het is mogelijk om de ontvangen factuur te creëren zonder eerst een goederenontvangst bestelling of een bestelling te creëren.

In SAP Business One is het mogelijk om een ontvangen reservefactuur te creëren. Dit document is identiek aan een bestelling, maar bevat tevens een verzoek tot betaling. De ontvangen reservefactuur wordt gebruikt wanneer een leverancier niet zeker is van de kredietwaardigheid van zijn klanten. In het inkoopproces van SAP Business One is het mogelijk om goederen te retourneren naar de leverancier, bijvoorbeeld als de goederen die u hebt ontvangen defect zijn. U kunt gebruik maken van een goederenretourzending als u de retourzending op een goederenontvangst bestelling hebt gebaseerd of van een ontvangen creditnota als de retourzending op een ontvangen factuur is gebaseerd.

Het is mogelijk om een nieuw document te creëren op basis van een of meer bestaande documenten. Wanneer u een nieuw document creëert met verwijzing naar een bestaand document, worden alleen de documenten weergegeven die nog open zijn. Alle documenten waarvoor u geen vervolgdocument hebt gecreëerd, hebben de status Open. Open documenten blijven open totdat u alle artikelen volledig doorgeeft aan het vervolgdocument of totdat u ze handmatig sluit of storneert.

Elk document is van invloed op voorraadhoeveelheden en sommige documenten zijn van invloed op het grootboek. De bestelling is van invloed op de beschikbare voorraadhoeveelheid. De goederenontvangst bestelling verhoogt de werkelijke voorraadhoeveelheid. Als u een ontvangen factuur creëert die geen betrekking heeft op de goederenontvangst bestelling, verhoogt deze ook de hoeveelheid in voorraad.

Wat de financiële administratie betreft, creëert de ontvangen factuur altijd een boekingstransactie. De vracht en de BTW worden ingevoerd en de leveranciersrekening wordt geactualiseerd met het nieuwe openstaande saldo.

De ontvangen reservefactuur beïnvloedt alleen de beschikbare voorraadhoeveelheid en creëert een boekingstransactie.

De retouren verlagen de werkelijke voorraadniveaus. De ontvangen creditnota verlaagt de werkelijke voorraadniveaus en creëert tevens een boekingstransactie door negatieve bedragen toe te passen op de eerder gefactureerde rekeningen.

Functies

  • Inkoopaanvraag: Door een inkoopaanvraag kunnen werknemers de inkoopafdeling informeren over benodigde artikelen of gewenste diensten. Dat kunnen kantoorbenodigdheden zijn of benodigdheden voor een evenement of salesgesprek. De inkoopafdeling kan de aanvraag afkeuren of één op één doorzetten als inkooporder of offerteaanvraag. Dit bespaart tijd voor de inkoopafdeling omdat de inkoopaanvraag alle informatie bevat om een order te kunnen plaatsen. Daarnaast kunnen onkosten per afdeling of werknemer gemonitord worden.
  • Offerteaanvraag: SAP Business One biedt de tools die u nodig heeft voor het inkoopproces. Een wizard helpt u bij het online aanvragen van offertes bij uw leveranciers, de beoordeling van de reacties en uw eindbeslissing.
  • Inkooporder: Met SAP Business One kunnen gebruikers materialen of diensten bestellen bij de leveranciers. Via deze orders wordt de voorraad van de bestelde artikelen bijgewerkt en wordt de magazijnbeheerder ingelicht over de verwachte leverdatum. Een bestelling kan ook worden gesplitst wanneer artikelen bijvoorbeeld naar meerdere magazijnen moeten worden verzonden. Splitsingen of revisies zijn nodig om voor een verzending verschillende verzendlijsten of pakbonnen te kunnen maken. Elk poststuk binnen een bestelling kan worden verzonden naar, of opgegeven als, een andere magazijnlocatie.

Kenmerken

  • Ontvangen creditnota: Via deze functie kan de gebruiker een creditnota maken voor de leverancier van geretourneerde handelswaar. De gegevens haalt u uit de oorspronkelijke factuur, net als bij andere verkoop-en inkoopdocumenten.
  • Raamovereenkomst: Afspraken met leveranciers kunnen vastgelegd worden in raamovereenkomsten. Wanneer u een inkoopdocument voor de betreffende leverancier plaatst, wordt deze automatisch gekoppeld aan de raamovereenkomst waarmee u de status op elk moment in de gaten kunt houden.
  • Terugkerende transacties: Soms worden diensten zoals huur of onderhoud regelmatig geleverd voor een vastgesteld bedrag per periode. In deze gevallen kunt u terugkerende transacties gebruiken waarmee u via een template automatisch documenten genereerd.
  • Francoprijzen: Met SAP Business One berekent u eenvoudig de inkoopprijs van geïmporteerde handelsgoederen. Wijs verschillende kostenelementen zoals vracht, verzekering en douane, toe aan de FOB (Free On Board)-waarde van elk artikel. De werkelijke magazijnwaarde wordt dan automatisch bijgewerkt.
  • Wizards: Voor zowel de inkoopoffertes als inkooporders is het mogelijk om gebruik te maken van een wizard waarmee meerdere documenten tegelijkertijd gegenereerd kunnen worden voor verschillende leveranciers. 
  • Concepten: Met deze functie kunt u alle inkoopdocumenten die als concepten zijn opgeslagen, bewerken en beheren.
  • Documenten afdrukken: Met deze functie kunt u alle verkoop- en inkoopdocumenten afdrukken per periode, documentnummer of documentsoort. Inkooporders worden gegenereerd in SAP Business One, en kunnen worden afgedrukt, gefaxt, of per e-mail rechtstreeks naar de leverancier worden gestuurd.
Cookie-instellingen
Fijn dat u er bent! We informeren u graag zo optimaal mogelijk en gebruiken hiervoor cookies. Stel ze hieronder naar wens in. Deze instellingen kunt u altijd weer wijzigen.