Contact

Documentbeheer

Digitaal documentbeheer voor inkomende én uitgaande documenten

Groothandels en productiebedrijven hebben in de communicatie met hun zakenpartners te maken met een veelheid aan inkomende en uitgaande documenten. Medewerkers hebben vaak de handen vol aan het correct afhandelen ervan. Het documentbeheer kost veel tijd en dus geld, en in de hectiek van alledag is een fout snel gemaakt. AGION biedt geïntegreerde standaardoplossingen om de documentenstromen bij voorraadhoudende groothandels en productiebedrijven geautomatiseerd in goede banen te leiden.

Verspreid door organisatie

Uw klanten verwachten van u tijdige, volledige en foutloze documentatie. Intern moet u ingaande en uitgaande documenten snel en correct kunnen controleren, boeken en afhandelen. U wilt niet dat een document wordt vergeten om mee te zenden of dat een inkoopfactuur zoek raakt. Dit is extra lastig als documenten door de hele organisatie zijn verspreid op bureaus, op de server of ergens in de cloud. Het gestructureerd en efficiënt afhandelen van documentenstromen is dus van groot belang.

Aandachtspunten

​​​​​​​Aandachtspunten voor het verwerken en beheren van documenten:

  • De wijze van digitaliseren en bewaren van documenten
  • Documenten snel terug kunnen vinden
  • Documenten volgens afspraak goedkeuren of fiatteren
  • De juiste documenten op het juiste moment versturen naar de klant
  • Zoveel mogelijk papierloos werken.

Documentbeheer digitaliseren

Het gaat er dus om dat de juiste documenten bij de juiste medewerker op het juiste tijdstip beschikbaar zijn. Ook wilt u dat menselijke handelingen en daarmee kosten en fouten zoveel mogelijk worden teruggedrongen. Hoe kunt u dit oplossen? Door documenten te digitaliseren en binnen uw administratiesysteem via een geautomatiseerde workflow af te handelen.

Inkomende documentenstroom

Het digitaliseren begint bij het bij ontvangst inscannen van papieren documenten, zoals inkoopfacturen en andere belangrijke documenten. De digitale documenten kunt u indien nodig vervolgens automatisch laten herkennen, fiatteren, boeken en archiveren. Dit proces kan grotendeels geautomatiseerd verlopen, zodat menselijke tussenkomst nog nauwelijks nodig is. Hierdoor kunt u veel tijd besparen en fouten voorkomen bij het verwerken van documenten, papierloos werken, zijn documenten altijd traceerbaar en uw data altijd up-to-date.

Uitgaande documenten

Uitgaande documenten kunt u geautomatiseerd vanuit een workflow creëren en direct digitaal versturen naar uw klanten of leveranciers. Denk hierbij aan picklijsten, pakbonnen, offertes, orderbevestigingen, facturen of aanmaningen. Afhankelijk van het type document kunt u automatisch allerhande bijlagen meesturen, zoals algemene voorwaarden, certificaten, veiligheidsbladen of meetrapporten. Hierdoor voldoet u moeiteloos aan de informatiebehoefte van uw klanten en voldoet u voldoen aan de geldende wet- en regelgeving hieromtrent.

Eén geïntegreerd IT-platform

Bij AGION geloven we dat bedrijfsactiviteiten zoveel mogelijk geïntegreerd moeten zijn. Eén flexibel en efficiënt IT-platform waar al uw bedrijfsprocessen bij elkaar komen zoals Verkoop, Inkoop, CRM, Voorraad, Productie, Service en Administratie. Gecombineerd met tools voor het digitaliseren van de inkomende en uitgaande documentenstroom heeft u een geïntegreerde totaaloplossing. Deze stelt u in staat om met de bestaande of minder mensen snel verder te kunnen groeien en uw kwaliteit en klanttevredenheid te vergroten.

Wij bieden

ELVY DIGITALE DOCUMENTVERWERKING

Wilt u grip op de (groeiende) stroom aan inkoopfacturen binnen uw organisatie? En de verwerking ervan stroomlijnen? Door Elvy met SAP Business One te koppelen, kunt u uw gehele documentverwerking digitaliseren en structureren. Hiermee kunt u flink kosten besparen én overzicht krijgen van uw documentenstroom.

Cookie instellingen
Fijn dat u er bent! We helpen u graag zo optimaal mogelijk en gebruiken hiervoor cookies. Stel ze hieronder naar wens in. Deze instellingen kunt u altijd wijzigen