Webshop Profimex koppelt naar SAP backoffice

12 jan

De automatische koppeling tussen de webshop en de SAP backoffice blijkt een ‘unique selling point’ voor Profimex. De groothandel in bedrijfskleding en promotieartikelen heeft inmiddels de orderinvoer gestroomlijnd en gekoppeld aan magazijnbeheer. “We zijn nu de helft minder tijd kwijt aan orderinvoer”, zegt mede-eigenaar Hans Wermink.

Webshop Profimex koppelt naar SAP-backoffice

Bedrijfskleding

Profimex levert bedrijfskleding voor vrijwel iedere bedrijfstak. Hierbij biedt het handelsbedrijf ook de mogelijkheid aan om kleding te leveren als een verlengstuk van de huisstijl. Persoonlijke beschermingsmiddelen, maar ook promotionele artikelen zoals aanstekers, mokken en T-shirts zitten in het productengamma van het bedrijf.

Groei

De groei van de productenstromen, zo vertelt Wermink, bleek nauwelijks meer bij te houden met handmatige bonnen en Microsoft Office-modules. “Het zat ons in de weg, we waren er te veel tijd mee kwijt. En – misschien nog wel erger – het overzicht ontbrak. Vooral omdat we geen geïntegreerde koppeling hadden tussen het orderboek en het voorraadbeheer in het magazijn. We waren echt toe aan een goed geautomatiseerd orderverwerkingssysteem; bedrijfssoftware voor het complete proces van inkoop tot en met uiteindelijke factuurverwerking.”

We waren echt toe aan een goed geautomatiseerd orderverwerkingssysteem

Zeer overzichtelijk

Wermink heeft naar de oplossingen van 3 grote softwarebedrijven gekeken voor het integreren van alle kernactiviteiten gekeken zoals verkoop, relatiebeheer (CRM), e-commerce, voorraadbeheer, productie en alle hieraan gekoppelde financiële taken. De uiteindelijke keuze viel op SAP Business One. “Voornamelijk vanwege de gebruiksvriendelijkheid”, legt hij uit. “Bij de andere producten hadden we het gevoel dat het een samenstel was van veel verschillende softwaremodules. Maar bij SAP Business One is het een geïntegreerd geheel; heel overzichtelijk voor de gebruiker.”

“We hadden een aantal webapplicaties al zelf laten bouwen. Die sluiten naadloos op het softwarepakket aan. Ook de geïntegreerde transportmodule van Transsmart was een reden om voor deze oplossing te kiezen”.

Gepersonaliseerde B2B webshop

Wermink is bijzonder blij met de naadloze koppeling van de B2B (business-to-business) webshop aan het administratieve systeem. Jan-Mark Rosman, directeur bij IT-dienstverlener AGION, legt uit: “Iedere klant beschikt over een gepersonaliseerde omgeving in de webshop van Profimex. Hierop staan alleen die artikelen afgebeeld die een klant mag bestellen. Elke klant heeft een eigen inlogcode die beschikbaar is voor de medewerkers van dat bedrijf. Van tevoren heeft de klant met Profimex een budget afgesproken dat hij jaarlijks wil besteden aan producten. Het systeem houdt in de gaten dat medewerkers die afgesproken grens niet overschrijden.”

Voorraad

Omdat AGION de voor- en achterkant heeft gestroomlijnd, kunnen de klanten zien wat de voorraad is terwijl zij hun bestelling plaatsen. “We zijn snel live gegaan; en dat heeft in het begin nog wel voor wat uitdagingen gezorgd”, gaat Wermink verder. “Uiteindelijk is alles goed gegaan. Maar we hebben wel ervaren hoe belangrijk het is dat medewerkers de software goed gebruiken, en dat zij gegevens precies op de juiste plaats invullen. Dit luistert erg nauw.”

“We hebben nu SAP draaien en we doen alles zelf. Er zijn nog wel dingen die we ons meer eigen moeten maken. Wat ons in elk geval is opgevallen, is dat je gewoon dagelijks met de software aan de slag moet, dan leer je het vanzelf. Je moet ermee bezig blijven. Wij zijn tevreden en de updates gaan ook goed.

We hebben onze orderinvoer met 50% kunnen reduceren

Voordelen

De bedrijfsvoordelen van het nieuwe softwarepakket zijn groot bij het bedrijfskledingbedrijf. “We hebben onze orderinvoer met de helft kunnen reduceren, waardoor het ons veel tijd en geld scheelt. En we hebben nu een helder overzicht, omdat we sinds kort ook magazijnbeheer toepassen. Dat zijn eigenlijk wel de twee grootste slagen die we hebben gehaald. Hier zit veel tijd- en geldwinst in.”

Meegroeien

In de nabije toekomst wil Wermink zijn bedrijf vooral laten groeien. “We willen de omzet verhogen; dat betekent dat de automatisering moet meegroeien. Eigenlijk is het andersom: de software maakt het mogelijk ons werk uit te breiden. Gezien de economische crisis consolideren we dit jaar. Er is ongelooflijk veel mogelijk in SAP Business One. Uiteindelijk moeten we ook gaan nadenken over de jaren die nog gaan komen. En daarin willen we toch wel weer stappen blijven maken.”

Profimex had veel klanten in de bouwsector en merkt dat deze branche de afgelopen jaren veel klappen te verwerken heeft gekregen. “Toch zien we de toekomst zonnig tegemoet”, aldus Wermink. “We breiden uit naar andere markten. Doordat we de kosten hebben weten te beheersen, is later weer groei mogelijk.”

Meer informatie

Ga naar onze referenties voor meer klantartikelen. Wilt u meer informatie over dit artikel of SAP Business One? Neem dan contact op met AGION via tel. 0548-364674.
sap-backoffice-relatiegeschenken