MPC Industries: ERP haalbaar voor kleine bedrijven

26 feb

MPC4Bij een relatief klein bedrijf met wereldwijd 35 medewerkers ligt een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van SAP niet echt voor de hand. Slangklemmenproducent MPC Industries waagde echter de overstap van een maatwerkpakket onder DOS naar ERP.

Om ervoor te waken dat ze gebonden zouden zijn aan een star informatiesysteem, stond flexibiliteit juist voorop bij de keuze voor het pakket. “Dit was voor ons een essentieel uitgangspunt, want wij willen het kunnen plooien naar eigen behoeften”, zegt Rob Oosten, chef Algemene Dienst bij MPC.

Slangenklemmen

Het Zweedse MPC Industries kreeg in 1994 een zelfstandige vestiging in Nederland. Ze laten de slangenklemmen voor een groot gedeelte produceren in het Verre Oosten, maar de kwaliteitscontrole vindt hier in Nederland plaats. Bij de nevenvestiging in Gorredijk worden ook accuklemmen gefabriceerd, die in heel Europa worden verkocht.

​Maatwerk-software vervangen

Om de bedrijfsmatige administratie te ondersteunen, gebruikte MPC voorheen software dat was geschreven door een bedrijf uit hetzelfde Friese dorp. “Het nadeel van maatwerk is dat je voor het onderhoud en uitbreidingen steeds terug moet naar de softwareleverancier. Daarnaast draaide de software onder DOS, hetgeen teveel beperkingen opleverde. We hadden niet de gewenste toegang tot de bedrijfsgegevens”, legt Oosten uit. “Dus gingen we op zoek naar een andere oplossing.”

Bij SAP Business One is het veel makkelijker om modificaties te maken. Je kunt soepeler het een en ander toevoegen.

Eenvoudige aanpassingen

Aanvankelijk had MPC het oog laten vallen op het ERP-systeem van Microsoft. Maar IT-dienstverlener AGION had ook een voorstel neergelegd: Business One van SAP. “Bij SAP Business One is het veel makkelijker om modificaties te maken. Je kunt soepeler het een en ander toevoegen.” Oosten noemt als voorbeeld om de prijzen uit een offerte ook direct te boekstaven als een prijsafspraak. “Bij ons begint alles met een offerte die vaak uit wel duizend regels kan bestaan. In de oude programmatuur staan die getallen gebrandmerkt als een offerteaanbod. Het gevolg hiervan is dat we later alles weer met de hand opnieuw moesten invoeren als prijsafspraak. Daar heeft AGION een oplossing voor bedacht. Dat scheelt ons heel veel werk. Bovendien verkleint het natuurlijk de kans op fouten.”

Transport naar klant

Ook op logistiek vlak is inmiddels het een en ander veranderd dankzij een add-on. Jan-Mark Rosman, directeur van AGION: “MPC heeft een vrij groot magazijn. Bij het pickproces is het dan ook belangrijk dat dit zo efficiënt mogelijk plaatsvindt. De medewerkers in het magazijn werken met een pick-lijst die wordt gegenereerd vanuit SAP. Hieraan hebben we track & trace-mogelijkheden voor de klanten aan gekoppeld.”

De informatie tijdens het logistieke proces wordt naadloos uitgewisseld tussen alle partijen in de keten. Dat scheelt tijd, maar vergroot bovendien de klanttevredenheid.

Transsmart

Het systeem verzorgt de logistieke stromen binnen de onderneming optimaal, maar het houdt op bij het vervoer buiten het bedrijf naar de klant toe. “Daarvoor heeft onze IT-dienstverlener het pakket Transsmart ingezet. Deze oplossing automatiseert het logistieke proces tussen fabricage, magazijn en onze klanten. De informatie die ontstaat tijdens dit transportproces wordt naadloos uitgewisseld tussen alle partijen in de keten. Wij doen dit via een integrale koppeling met ons ERP-pakket. Dat scheelt ook weer veel tijd, maar – misschien wel belangrijker – vergroot de klanttevredenheid”, vertelt Oosten.

Intercompany

Oosten vindt het een groot pluspunt dat de gekozen oplossing een intercompany-mogelijkheid biedt. “Wij hebben een dochterbedrijf in Hongarije. Daar voeren we een tweede administratie. Die kunnen nu heel goed naast elkaar bestaan. De documenten uit beide administraties zijn binnen SAP Business One probleemloos uitwisselbaar. Op die manier kunnen wij hier precies nagaan wat er in Hongarije gebeurt”, verklaart hij.

Door standaard add-ons hoeft je niet veel moeite te doen om het goed te laten werken.

Outlook-integratie

Een ander belangrijk voordeel van de gekozen toepassing is de integratie met Outlook. “Dan hoef je tenminste niet steeds alles over te typen. En het gaat hier om standaard add-ons; je hoeft niet veel moeite te doen om het goed te laten werken.” Dit gaat ook op voor de toepassing van het Material Requirements Planning (MRP) onderdeel in de software. Afgaande op de orderstromen, weet de afdeling Inkoop waar zij aan toe is. De lijst met de grondstoffen en halffabricaten die we moeten inkopen, rolt automatisch uit het systeem. Ook dat hoeft MPC niet meer handmatig bij te houden.

Niet misgrijpen

Zoals altijd, leven er nog wel wensen bij de onderneming. “Wij gebruiken versie 8.82 van SAP Business One”, legt Oosten uit. “Daarin kun je in ons proces lastig aangeven waar welke producten precies liggen. Wij werken met verschillende magazijnen en productielocaties. We weten dan wel wat we in totaal allemaal in huis hebben, maar niet precies waar. Dan komt het wel voor dat iemand naar een magazijn rijdt en toch misgrijpt, omdat het spul ergens anders ligt.”

Projecten bijhouden

“Die wens is ingelost in versie 9.0”, zegt Rosman. “Wij zijn nu dan ook bezig om de upgrade door te voeren. Het gaat ongeveer een dag kosten om MPC over te laten gaan op de volledig nieuwe versie van SAP. Tegelijkertijd lossen we dan nog een wens van MPC in: de module om interne projecten nauwkeurig bij te houden.”

Flexibel

​Oosten zegt daarover: “Wij ontwikkelen nieuwe producten. Daarom willen we bijhouden hoeveel uren daarin gaan zitten en hoeveel materiaal we daarvoor gebruiken. Met die module krijgen we eenvoudig inzicht daarin.” Hij vertelt dat het bedrijf nog steeds groeit, ‘en de software groeit met ons mee. Zo flexibel is het’.

Contact opnemen