Geen omkijken meer naar het logistieke proces

02 okt
Logistieke proces bij FME - Logistiek Totaal

FM Electro in Logistiek Totaal! (klik om te downloaden)

De technische groothandel FM Electro was op zoek naar een geïntegreerd softwarepakket dat de financiën en het hele logistieke proces regelt – van bestelling tot aan de voordeur van de klant. Hierbij wilden ze de gegevens slecht één keer invoeren zodat ze met één druk op de knop het verzendetiket, de factuur, de pakbon en een bericht naar de transporteur kunnen sturen. “Ik heb nu geen omkijken meer naar het transport”, zegt directeur Ferdie Künne.

Ga naar het artikel in Logistiek Totaal

FM Electro: technische groothandel

FM Electro is een technische groothandel in bevestigingsmaterialen en -systemen, ofwel kabelmanagementsystemen, waarbij een snelle logistiek van groot belang is. “Wij kopen de spullen in bij fabrikanten in Europese landen. Denk hierbij aan Duitsland, Denemarken, Verenigd Koninkrijk en Spanje. Vervolgens verkopen wij de producten in de Benelux”, legt Künne uit.

Digitaal factureren

Tot voor kort zette de organisatie Exact DOS in voor de (financiële) administratie. “Maar we liepen steeds vaker tegen problemen aan bij het verbeteren van het logistieke proces; het systeem had teveel beperkingen. We wilden bijvoorbeeld toe naar digitaal factureren, hetgeen niet mogelijk was. Bovendien was het niet eenvoudig in het gebruik. Het werd echt nijpend toen de BTW naar 21 procent ging. Voor deze verhoging moesten we heel wat kunstgrepen uithalen. Het was niet een kwestie van gewoon het percentage aanpassen. Daarom zijn we ruim een jaar geleden gaan kijken naar vervangende software.” Exact en Unit4 stonden op de shortlist, maar ook SAP.

Met slechts één druk op de knop kunnen we nu het logistieke proces in gang zetten.

Te hoog gegrepen?

“Veel mensen denken dat SAP veel te hoog gegrepen is voor een bedrijf als het onze. We werken hier immers maar met 5 man. Toch heeft IT-dienstverlener AGION ons met SAP Business One een gezonde business case voor het logistieke proces getoond”, zegt Künne. Directeur van AGION Jan-Mark Rosman: “Dankzij de Starter Package kunnen kleine organisaties beschikken over functionaliteiten die kleine bedrijven echt nodig hebben, zoals inkoop, verkoop en voorraad. De onderdelen service en productie zijn voorbehouden aan de Professional licentie. FM Electro heeft deze onderdelen niet nodig, want ze hebben geen fabriek; het is een handelsonderneming.”

Logistieke proces volgens Ferdie Künne

Ferdie Künne: ‘Het wegvallen van logistieke handelingen bespaart ons veel tijd’

Logistieke proces

De doorslag om voor SAP Business One te kiezen, lag in de aanpak voor het logistieke proces. “Met de Transsmart add-on van AGION hebben we automatisch contact met een aantal vervoerders. Hierbij zijn we overigens vrij in de keuze van de transporteur. Dit versoepelt het expeditieproces, omdat ze inzicht hebben in welke vervoerders beschikbaar zijn. Door de grootschalige transportinkoop via SmartContracts realiseren we aanzienlijke kostenvoordelen. Wij voeren alle orders in SAP Business One in; daarna kunnen we met slechts één druk op de knop het volledige logistieke proces in gang zetten”, verklaart Künne.

“Het verzendetiket komt uit de printer, het track & trace-proces komt in beweging, de pakbon is klaar en de klant wordt automatisch geïnformeerd. Hiervoor hoeven we geen aparte module op te starten, zoals vroeger.” Dit is vooral belangrijk, zo legt hij uit, omdat het vaak om kleine verzendingen gaat. Die logistieke handelingen komen dus veel voor. “Het scheelt ons veel tijd en geld dat we dit proces nu hebben geautomatiseerd. We hebben nauwelijks nog retourzendingen vanwege fouten aan onze kant. Tel uit je winst.”

De pakbon en factuur worden in één keer gegenereerd. De factuur wordt automatisch en digitaal naar de klant verstuurd.

Meerdere producten

Ook al heeft de logistieke afwikkeling de doorslag gegeven, er zaten wel meer functionaliteiten in de programmatuur waar Künne tevreden over is. “Vaak leveren we in één order voor een klant zeer veel verschillende producten. Deze producten komen dan als het ware in dezelfde doos terecht. Het is daarom wenselijk dat de pakbon en de factuur in één keer worden gegenereerd en per direct beschikbaar zijn. De factuur wordt nu ook automatisch en digitaal naar de klant verstuurd.”

Logistieke proces van FM Electro

Het logistieke proces bij FM Electro

Magazijnbeheer

Bovendien is het magazijnbeheer belangrijk. “Wij kunnen nu in één oogopslag zien wat we in voorraad hebben. We hebben daarnaast inzage in welke bestellingen nog open staan, en wat er onderweg is. Op deze manier kunnen we onze klanten leveren wat we beloven. Voor een goede verstandhouding met de klant is het immers noodzakelijk om de beloften na te komen”, aldus Künne.

Wat hij eveneens handig vindt, is dat de accountant op afstand kan meekijken in de administratie. “Die kan meteen een seintje geven als hij bijvoorbeeld vreemde boekingen ziet. Voorheen spaarden we deze boekingen altijd op, terwijl we deze nu meteen recht kunnen zetten.”

Groei

AGION heeft het systeem zoveel mogelijk standaard ingericht. “Als de klant de nodige ervaring heeft opgedaan en gewend is om met het systeem te werken, gaan we met de nog overgebleven aanvullende wensen aan de slag”, zegt Rosman. Künne meldt als afsluiter nog dat zijn bedrijf de laatste jaren flink is gegroeid. “De oude software stond de groei in de weg; maar nu kunnen we weer door.”

SAP en het logistieke proces

Wilt u meer weten over hoe SAP Business One het logistieke proces ondersteunt, en hoe dit wordt toegepast bij deze klant van AGION? Neem dan vrijblijvend contact op met AGION. Kijk voor meer informatie over FM Electro op www.fmelectro.nl.