Eén artikeldatabase voor internationale handel APH Group

23 feb

Handelsonderneming APH Group uit Heerenveen heeft zijn activiteiten weten uit te breiden naar Rusland, Slowakije en Turkije. Software heeft hierbij een grote rol gespeeld. Het bedrijf beschikt over één artikeldatabase en intercompany voor de gehele internationale handel. Daarnaast is automatische lokalisatie hierbij mogelijk. “Zodra een Russisch bedrijf een verkooporder heeft geplaatst, staat de bestelling meteen in ons centrale systeem in Heerenveen. Deze manier van werken scheelt ons niet alleen veel tijd. We hebben ook aanzienlijk minder kans dat we fouten maken”, licht applicatiemanager Ytzen van der Meij toe.

Centrale artikeldatabase internationale handel APH Group

Internationale handel

Met 150 personeelsleden wereldwijd behoort APH Group tot de kleinere, succesvolle ondernemingen in Nederland. Het bedrijf is in 1997 opgericht door Wytse Oosterbaan, zoon van een aardappelteler uit Friesland. Hij zag kansen in de export van landbouwmachines naar Oost-Europa en coördineerde de marketing, verkoop en aftersales voor meerdere fabrikanten.

De handelsonderneming heeft zich gespecialiseerd in materieel voor de teelt en het verwerken van aardappelen, uien en wortelen. De kopers kunnen ook bij APH terecht voor deskundig advies over teelt en verwerking. “Wij leveren in dat opzicht turn key-projecten”, zegt Van der Meij. Inmiddels heeft de onderneming een centrale vestiging in Heerenveen, met dochters in Rusland, Slowakije en Turkije. En een uitgebreid dealernetwerk in China, Finland, Latijns-Amerika en Noord-Afrika.

Totaaloplossing

Op het gebied van IT is APH gestart met deelautomatisering. “Toen ik hier kwam werken, beschikten we over drie verschillende pakketten voor klantrelaties, de financiële administratie, en voor het opstellen en verwerken van offertes. Al die systemen waren niet in staat met elkaar te communiceren. Omdat dit verdere groei in de weg stond, hebben we geïnvesteerd in een totaaloplossing.”

Met intercompany en de centrale artikelbestand hebben we aanzienlijk minder kans op fouten.

Centraal artikelbestand

Van der Meij vertelt dat hun keuze is gevallen op SAP Business One, een softwaresysteem voor planning en financiën dat is ontworpen voor het MKB. Jan-Mark Rosman, directeur van IT-dienstverlener AGION, zegt dat het werken met één centraal artikelbestand een groot voordeel is van de gekozen softwareoplossing. “We hebben inmiddels 70.000 verschillende artikelen beschikbaar in de database. Stel je voor dat je dat voor elke vestiging apart moet gaan bijhouden. Prijzen wisselen, er komen artikelen bij, er verdwijnen artikelen, en specificaties worden aangepast. Dat is zeer veel dubbel werk als je al die wijzigingen in alle vestigingen apart gaat bijhouden. Nu beheren twee mensen in Heerenveen alles. Met één druk op de knop zijn de aangepaste artikelenbestanden automatisch beschikbaar voor alle vestigingen.”

Intercompany

Bovendien heeft APH met SAP Business One met de standaard intercompany-functionaliteit de processen tussen de verschillende vestigingen geautomatiseerd. Dit voorkomt dubbele gegevensinvoer en scheelt dus tijd en fouten. Een verkoop die in Rusland wordt opgetekend, is dus gelijk bekend binnen de centrale administratie in Heerenveen. De verkooporder legt hier vervolgens beslag op de voorraad. Ook kan men kan vanuit Heerenveen de logistiek, inkoop en levering centraal coördineren. Na de levering vindt ook automatisch de facturatie via intercompany plaats, wederom zonder handmatige acties van medewerkers.

Lokalisatie ingebakken

Van der Meij noemt een ander belangrijk voordeel op de software: “Wij stellen de teksten voor onze producten vaak in het Engels op, maar in landen zoals Rusland, Turkije, China en Latijns-Amerika is dat nog een struikelblok. De gebruikersmenu’s in SAP worden automatisch vertaald. Wie inlogt in het systeem en als voorkeur Engels heeft ingegeven, krijgt de menu’s in die taal voorgeschoteld. Dit geldt ook voor de standaardvelden en modulenamen. Hierdoor kan een Russische gebruiker in zijn eigen taal met de software aan het werk. Deze software is niet taalafhankelijk; dat is voor ons een groot voordeel.”

De tekstuele omschrijving van machines worden (natuurlijk) niet automatisch vertaald. Wel is een vertaling in te lezen; als er een Russischtalige omschrijving aan een machine is gekoppeld, en hij zit in de Russische database, dan kunnen ze daar een volledig Russische offerte maken.

Door de lokalisatie kan een Russische gebruiker in zijn eigen taal met de software aan het werk.

Lokale wet- en regelgeving

Maar lokalisatie behelst meer dan alleen een vertaling. Het gaat ook om de wet- en regelgeving die gevolgen heeft voor het zakendoen in een bepaald land. “Dat zit al ingebakken in deze oplossing, waardoor wij heel eenvoudig kunnen voldoen aan de regels die in andere landen gelden. Bovendien kunnen we heel eenvoudig consolideren.”

Geen dubbel werk meer

Door met z’n allen in één geïntegreerd systeem te werken, hoeft APH geen dubbel werk meer te verrichten. “Als de Russische vestiging bij ons een machine inkoopt, dan vertaalt het systeem dat meteen naar een verkooporder in Nederland. Daarnaast genereert het systeem meteen een factuur die voldoet aan de wet- en regelgeving van het land waar de klant de machine koopt. Zo kun je ook geen fouten maken”, legt Van der Meij uit.

Nauwkeurig inzicht

Intercompany-organisaties hebben zo hun eigen behoeften. Zo is het voor ons wenselijk op financieel gebied de cijfers te consolideren, maar ook inzicht te hebben in de voortgang van bijvoorbeeld offertetrajecten bij dochterbedrijven. “Wij kunnen dit allemaal nauwkeurig volgen”, zegt Van der Meij. “We zien welke offertes er uitstaan en wat de voortgang hiervan is. Dankzij dit inzicht kunnen wij onze inkoop optimaliseren. We krijgen namelijk heldere rapportages uit het systeem.”

Rosman vertelt dat AGION voor APH een oplossing heeft ingericht voor eventuele voor- en nacalculaties van projecten. “Het systeem is flexibel genoeg om dit soort rapportages op te stellen. Met deze bedrijfssoftware bespaart APH veel tijd; vooral omdat de backoffice over de verschillende landen heen loopt. De rapportages zorgen ervoor dat we eenvoudig zien hoe de bedrijfsvoering ervoor staat.”

Door de heldere rapportages over offertes en de voortgang ervan kunnen wij onze inkoop optimaliseren.

Dealer app

Aanvullend op de SAP Business One-oplossing heeft APH een webapplicatie laten ontwikkelen door SWSH. “Wij wilden een applicatie die onze dealers via internet kunnen benaderen. Zij krijgen dan te zien welke producten we aanbieden, welke prijzen daarbij horen en welke korting condities we kennen. Zeg maar: een soort winkelmand, zoals we dat gewend zijn van webshops”, zegt Van der Meij. “Ook hier hebben we automatische vertalingen naar het Russisch, Spaans, Chinees en Engels. Natuurlijk haalt deze app de gegevens uit de centrale artikeldatabase.”

Van der Meij wil met de app dealers op snelle en eenvoudige wijze een overzicht bieden van het actuele aanbod. Iedere individuele dealer krijgt hiermee per direct de voor hun afgestemde prijzen bij de producten te zien. “Uiteindelijk willen we al onze nevenvestigingen volledig met de centrale software laten werken, omdat dit veel synergievoordeel oplevert. Maar voor de dealers, die toch verder van ons afstaan, wilden we een gebruiksvriendelijk B2B-klantportaal die veel eenvoudiger is te bedienen.”

Meer informatie

Ga naar onze referenties voor meer klantartikelen. Wilt u meer informatie over dit artikel of SAP Business One? Neem dan contact op met AGION via tel. 0548-364674.