Digitaal factureren, maar dan op de SAP-manier

15 mei

Digitaal factureren op de SAP-manier

Wie wil er tegenwoordig niet digitaal factureren? Het scheelt A4-tjes, enveloppen, postzegels en een hoop moeite. Bovendien verloopt de afhandeling van digitale facturen vaak sneller omdat er minder fysieke handelingen nodig zijn en hierdoor ook de kans op fouten kleiner is. Digitaal factureren kan de ondernemer dus tijd en geld besparen. Echter, wat ons betreft gaan de potentiële voordelen van het automatiseren van de facturering nog veel verder.

Bekijk nu het webinar: Digitaal factureren, maar dan op de SAP-manier

Alleen digitaal factureren?

Want waarom zou je alleen het versturen van factureren automatiseren, als er nog zoveel andere documenten zijn waarbij zorgvuldig afhandelen van groot belang is? Denk eens aan het correct informeren van relaties met veiligheidsbladen, algemene voorwaarden en certificaten. Het zou daarom heel logisch zijn om dit soort documenten gelijk mee te nemen als je digitaal wil gaan factureren.

Op de SAP-manier

De vertaling van dit concept naar SAP Business One is heel eenvoudig. Voor ieder type berichtenverkeer tussen zakelijke relaties leggen we in SAP vast wie de ontvangers zijn en welke documenten standaard als bijlage meegezonden dienen te worden. Dit kan een factuur zijn, maar ook een bestelling, opdrachtbevestiging of productzending. Verder kan voor ieder document de juiste lay-out worden vastgelegd.

Het is heel logisch om andere documenten gelijk
mee te nemen als je digitaal gaat factureren

Zo creëer je één centraal communicatiesysteem waarbij processen voor informatie-uitwisseling gestandaardiseerd worden. De software zorgt ervoor dat de juiste documenten bij de juiste ontvangers terecht komen. De historie is inzichtelijk zodat handelingen van medewerkers traceerbaar zijn. Hierbij worden allerlei bestandsformaten ondersteund zoals pdf, xml, xbrl en csv.

Met het automatiseren breng je structuur in het proces, waardoor gebruikers niet langer hoeven te denken aan de eisen die gesteld worden aan de communicatie. Handmatige handelingen worden overbodig gemaakt. Zo zorg je voor een efficiënter, transparant en controleerbaar proces waar minder fouten worden gemaakt, en waar gemaakte fouten sneller hersteld kunnen worden. Bovendien is er controle mogelijk door de ondernemer, de boekhouder, de accountant etc.

Toepassingen

De toepassingen van het automatiseren van de uitwisseling van documenten zijn legio. Aan de verkoopkant zie je de uitgaande stroom van documenten zoals facturen, productinformatie en veiligheidsbladen. Bij inkoop kunnen standaard tekeningen, productspecificaties en opdrachtbevestigingen worden meegezonden. Enkele voorbeelden bij onze klanten.

Een groothandel in reinigingsmiddelen levert producten waarbij meestal veiligheidscertificaten horen. Vanuit de ISO-certificering is men verplicht om aan elke klant bij aanschaf de veiligheidscertificaten toe te sturen. SAP is zo ingericht dat bij elke levering van een nieuwe product het veiligheidscertificaat automatisch als pfd-bestand wordt gemaild.

Een leverancier in toegangsautomatisering heeft bij de artikelstamgegevens productomschrijvingen en handleidingen als pdf-bijlagen vastgelegd. Bij het versturen van de offerte of orderbevestiging heeft de gebruiker de keuze om deze bijlagen mee te sturen in de juiste lay-out.

Diverse webshop-klanten hebben SAP zo ingericht dat op basis van de webwinkel waar de order geplaatst is (storeID) de juiste lay-out geselecteerd wordt en de juiste algemene voorwaarden worden meegestuurd in de bijlage. Als dezelfde klant meerdere orders heeft geplaatst, worden deze samengevoegd tot 1 e-mail.

Conclusie

Terugkomend op digitaal factureren op de SAP-manier, zijn de besparingen niet zozeer gericht op het voorkomen van druk- en frankeerkosten. Het gaat naar ons idee juist om het stroomlijnen en standaardiseren van de logistieke verwerking van documenten en het voorkomen van fouten. Dit bereiken we door het integraal automatiseren van processen waarbij belangrijke documenten wordt uitgewisseld tussen relaties. Afgezien van de kostenbesparingen zijn bedrijven veel beter in staat om te voldoen aan de normen die gelden voor hun certificeringen. Ook kunnen zij hun processen versnellen, waardoor hun handen vrij komen voor bijvoorbeeld innovatie, marktontwikkeling en groei.

Auteur: Cornee Boorsma, consultant SAP Business One