Portacon: Administratie software is de basis van ieder bedrijf

28 aug
Administratie software voor Portacon

Administratie software voor Portacon Toegangsautomatisering

Wie Gerrit Dinant Haase spreekt over de administratie software die zijn firma Portacon gebruikt, krijgt een lesje modern ondernemerschap. Klanttevredenheid, kostenbeheersing en multichanneling zijn begrippen die een hoofdrol spelen. “Dat kan alleen als je een goed administratief systeem hebt. Die software is de basis van ons bedrijf.”

Portacon is een jong bedrijf dat bestaat uit vier mensen. Het handelshuis levert producten voor toegangsautomatisering, zoals slagbomen en verkeerspalen. Voornamelijk aan leveranciers van beveiligingssystemen en installatiebedrijven, maar soms ook rechtstreeks aan de eindklant. De onderneming levert niet alleen de producten, maar geeft ook advies over de beste oplossing voor de klant.

Degelijke administratie software

Het gaat goed met de jonge firma, zegt Gerrit Dinant Haase. “We groeien nog steeds. Om die groei mogelijk te maken, heb ik vanaf het begin gekozen voor degelijke software voor de administratie. Ik was in het verleden al gewend om met de administratie software SAP Business One te werken voor het integreren van alle kernactiviteiten, zoals verkoop, klantenbeheer (CRM), e-commerce, voorraadbeheer, productie en alle hieraan gekoppelde financiële taken. Deze oplossing had ik daarom meteen voor ogen toen ik Portacon oprichtte.”

Om snelle groei mogelijk te maken, heb ik vanaf het begin gekozen voor degelijke software voor de administratie.

Administratie software is de basis voor ieder bedrijf

“Administratie software is de basis voor ieder bedrijf”

E-mail naar klant

Jan-Mark Rosman, directeur van IT-dienstverlener AGION, geeft aan dat vooral handelshuizen veel logistieke handelingen moeten uitvoeren. “Organisaties willen voor de logistieke handelingen niet iets apart inrichten. Het proces moet dan aansluiten op de administratieve software. Tenslotte zitten alle gegevens die je daarvoor nodig hebt al in het systeem”, legt hij uit. Portacon zet daarom de module TransSmart in als aanvulling op de bedrijfssoftware.

Geen dubbel werk bij zendingen

Gerrit Dinant Haase vult aan: “Op het moment dat een opdrachtgever een bestelling plaatst, kunnen wij met slechts één druk op de knop een pakket verzenden. Vervolgens krijgt de klant automatisch een e-mail dat zijn bestelling onderweg is en print de labelprinter het juiste etiket. Dankzij het track&trace-systeem kunnen zowel de klant als wij zien waar de bestelling zich bevindt. Dat werkt kostenbesparend, want we hoeven geen dubbel werk te verrichten. De klant wordt op zijn wenken bediend en de kans dat hij verkeerde spullen krijgt toegestuurd, is minimaal. Dat levert tevreden klanten op. Bovendien hoeven we geen resources vrij te maken om retourzendingen te verwerken.”

Bij een inkomende bestelling kunnen wij met één druk op de knop het pakket verzenden.

Gekoppelde webshop

Vroeger beschikte Portacon over aparte systemen voor onder meer de boekhouding, prijslijsten, en brochures. Nu zit alles in één administratie systeem. De medewerkers van het handelshuis voeren alle artikelen in SAP Business One in. Compleet met het artikelnummer, beeldmateriaal, productinformatie, en eventueel een gebruiksaanwijzing. Al die informatie komt in de database en is automatisch beschikbaar voor de webshop. Doordat AGION een koppeling heeft gemaakt naar de webshop, wordt de website geüpdatet op het moment dat de gegevens in de database veranderen. “Daar hebben we geen omkijken meer naar. Klanten kunnen brochures downloaden en krijgen automatisch de bijbehorende prijzen. Ook dat leidt tot meer klanttevredenheid.”

Implementatie met templates

Portacon is niet alleen actief op de Nederlandse markt, maar ook op de Duitse. Dat betekent dat alles gelokaliseerd moest worden. AGION heeft alle data daarom meertalig opgeslagen, zodat de website ook in het Duits beschikbaar is. De implementatie van de software is vrij snel gegaan, omdat Portacon koos voor specifieke templates. Dankzij deze sjablonen van AGION hoefde er zo min mogelijk inrichting plaats te vinden. Het resultaat hiervan is dat de kosten van de implementatie en het onderhoud zo laag mogelijk waren.

Administratie software is basis

Gerrit Dinant Haase onderstreept nog eens dat de administratie software de kurk is waarop zijn onderneming drijft. “Die moet dus uitstekend zijn. Op deze manier hebben we in januari de balans en de verlies- en winstrekening al afgehandeld. Bovendien kunnen we offertes in een oogwenk maken. Voorwaarde hiervoor is dat alle gegevens goed en op de juiste plek zijn ingevoerd. Daar hebben we een training in gehad. Maar als je eenmaal met de software werkt, wijst het zichzelf wel.”

Wensen

Heeft hij nog wensen? “Uiteraard, want we zijn pas drie jaar bezig. Je kunt niet alles in één keer investeren om het systeem helemaal af te hebben. Er moet wat te wensen overblijven”, zegt de Portacon-directeur. Hij vertelt dat de webshop nog niet volledig geïntegreerd is met SAP Business One. “Er is nog wel wat handwerk. Zo worden de online ingevoerde bestellingen nog niet automatisch door verwerkt. Maar we hebben al wel gezien wat mogelijk is; dat is indrukwekkend. Dat gaan we later doen.” Om een idee te krijgen van de workload: Portacon verwerkt tussen de duizend en vijftienhonderd orders per jaar. “Maar we groeien nog steeds”, stelt Gerrit Dinant Haase vast.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de administratie software SAP Business One en hoe deze wordt toegepast bij Portacon? Neem dan vrijblijvend contact op met AGION. Kijk voor meer informatie over Portacon op www.portacon.nl.